Wie eine Führungskraft Konflikte innerhalb eines Teams effektiv managen kann

Konflikte sind ein natürlicher Bestandteil der Teamarbeit. Unterschiedliche Sichtweisen, Arbeitsstile und Ziele fördern Innovation, können aber auch zu Spannungen führen. Nach meiner Erfahrung entstehen Konflikte am Arbeitsplatz oft durch wahrgenommene Diskriminierung, ineffektive Kommunikation, kollidierende Persönlichkeiten und nicht abgestimmte Abteilungsziele. Konflikten auszuweichen verschlimmert das Problem und zerstört die Moral; ein schnelles Eingreifen fördert eine respektvolle Kultur und steigert die Produktivität.

Warum es wichtig ist, die eigentliche Ursache eines Konflikts zu identifizieren

Effektives Konfliktmanagement beginnt damit, zu verstehen, warum das Problem entstanden ist. Ich betone immer, dass der erste Schritt darin besteht, eine gemeinsame Definition des Problems zu entwickeln und sich auf seine Ursache zu einigen. Techniken wie das Ishikawa-Diagramm (Fischgrätenmodell) oder die „Fünf-Warum-Methode“ helfen dabei, die tatsächlichen Ursachen aufzudecken, anstatt nur Symptome zu behandeln. Die Ursachenanalyse ermöglicht es Führungskräften, wesentliche Einflussfaktoren zu erkennen und präzise, zielgerichtete Lösungen vorzuschlagen.

Wie man die Quelle des Problems findet

Informationen sammeln und allen Beteiligten zuhören – das Team sollte das Problem gemeinsam beschreiben und seine Ursachen untersuchen, bevor es mit der Lösungsphase beginnt.

Das Fischgräten- (Ishikawa-) Diagramm – mögliche Ursachen werden nach Kategorien (Menschen, Prozesse, Werkzeuge, Umfeld) gruppiert und durch wiederholtes „Warum?“ weiter vertieft.

Die 5-Warum-Methode – mehrmals „Warum?“ fragen, bis der zugrunde liegende Faktor identifiziert ist. Besonders effektiv bei Konflikten, die aus Kommunikations- oder Prozessproblemen entstehen.

Lückenanalyse und Erfolgskriterien – Erwartungen beider Seiten klären und definieren, was erreicht sein muss, damit der Konflikt als gelöst gilt.

Kompetenzen und Haltung der Führungskraft

Aktives Zuhören

Hören Sie aufmerksam zu, stellen Sie klärende Fragen und paraphrasieren Sie die Aussagen der Mitarbeitenden. Studien zeigen, dass klare Kommunikation und aktives Zuhören die Grundlage für Konfliktlösung bilden.

Empathie und emotionale Intelligenz

Eine Führungskraft sollte neugierig sein, die Emotionen anderer verstehen und die eigenen Reaktionen kontrollieren. Ich empfehle, sich auf Verhaltensweisen zu konzentrieren (was passiert ist) statt auf Persönlichkeitsmerkmale (wer jemand ist), denn das reduziert Abwehrhaltungen und fördert Fortschritt.

Unparteilichkeit und Fairness

Jede beteiligte Person hält ihre Sichtweise für „richtig“, daher muss die Führungskraft vermitteln, ohne eine Seite zu bevorzugen. Dabei ist es entscheidend, Fairness-Bias zu erkennen und den Beteiligten zu helfen, neue Perspektiven einzunehmen.

Ruhe und Neugier

Bereiten Sie sich mental vor, bleiben Sie ruhig, sammeln Sie Informationen aus verschiedenen Blickwinkeln und denken Sie daran, dass Ihre Sichtweise nur eine von vielen ist. Konzentrieren Sie sich auf gemeinsame Punkte und ermöglichen Sie jeder Partei, ihr Gesicht zu wahren.

Wirksame Strategien zur Konfliktlösung

Offene und sichere Kommunikation

Laden Sie die Beteiligten in einen neutralen Raum ein und lassen Sie jede Person ihre Perspektive darstellen.

Im Home-Office sollte man Videogespräche E-Mails vorziehen – schriftlicher Ton wird häufig falsch interpretiert.

Schaffen Sie einen sicheren Raum für Gespräche: wählen Sie eine ruhige Umgebung (oder einen privaten Video-Call), definieren Sie das Ziel klar und ermutigen Sie zu offenem Dialog ohne Angst vor Sanktionen.

Konzentrieren Sie sich auf das Thema, nicht auf die Personen: vermeiden Sie Etiketten wie „schwierig“ – beschreiben Sie stattdessen Fakten und Konsequenzen.

Zuhören und gemeinsame Ziele identifizieren

• Stellen Sie Fragen, die Motivation und Emotionen aufdecken.
• Suchen Sie nach gemeinsamen Zielen, Interessen und Werten.
• Definieren Sie Übereinstimmungen und Unterschiede – oft entstehen Differenzen durch Prioritäten oder Einschränkungen.

Planung und Umsetzung

Entwickeln Sie einen Aktionsplan basierend auf Bedürfnissen und Übereinstimmungen.

Zögern kann Konflikte verschärfen – sobald Entscheidungen getroffen sind, handeln Sie schnell. Stellen Sie sicher, dass beide Seiten den Plan verstehen und akzeptieren.

Nachverfolgung und kontinuierliche Entwicklung

Ein einziges Gespräch löst selten einen Konflikt dauerhaft. Melden Sie sich nach einigen Tagen erneut, um sicherzustellen, dass beide Seiten den Vereinbarungen folgen und keine neuen Spannungen entstanden sind.

Viele Konflikte eskalieren, weil Führungskräfte nicht ausreichend geschult sind. Investieren Sie in Trainings zu Kommunikation, Mediation und Verhandlung.

Betrachten Sie Konflikte als Lernchance – Reflexion stärkt die Zusammenarbeit. Ermutigen Sie das Team, über Erkenntnisse nachzudenken und zukünftige Zusammenarbeit zu verbessern.

Konflikte in Remote- und Hybrid-Umgebungen

Remote- und Hybridarbeit bringt Herausforderungen wie eingeschränkte nonverbale Hinweise, Isolation und technische Frustrationen mit sich.

Ich empfehle, Konflikte nicht per E-Mail zu lösen – vereinbaren Sie ein Videogespräch oder ein persönliches Treffen. Zusätzlich gilt:

• Technische Unterstützung – technische Probleme erhöhen den Stress; stellen Sie gute Ausrüstung und IT-Support sicher.
• Klare Zeitpläne – Remote-Mitarbeitende müssen Deadlines und Erwartungen genau kennen.
• Vertrauen und Autonomie – übermäßige Kontrolle zerstört Vertrauen; bewerten Sie nach Ergebnissen, nicht nach Bildschirmzeit.
• Beziehungsaufbau – fördern Sie den Teamzusammenhalt durch virtuelle soziale Aktivitäten.

Ich empfehle außerdem, lange E-Mail-Austausche zu vermeiden, technische Unterstützung zu bieten, Klarheit über Pläne zu schaffen, Vertrauen aufzubauen und Beziehungen zu fördern. Pausen zur Abkühlung und das Wiederverbinden mit der Unternehmensmission helfen, die Perspektive wiederzugewinnen.

Eine Kultur schaffen, die Konflikte verhindert

Der beste Weg, Konflikte zu minimieren, ist der Aufbau einer Kultur des Vertrauens und der Wertschätzung. Das SCARF-Modell beschreibt fünf Bereiche, die Gefühle von Bedrohung oder Belohnung beeinflussen:

• Status – vermeiden Sie, den Status von Mitarbeitenden zu untergraben; geben Sie konstruktives Feedback statt harter Kritik.
• Sicherheit – klare Erwartungen und Aufgabenverteilung reduzieren Stress.
• Autonomie – vermeiden Sie Mikromanagement; Delegation fördert Vertrauen und Selbstwirksamkeit.
• Verbundenheit – stärken Sie Beziehungen im Team durch Mentoring oder regelmäßige Check-ins.
• Fairness – sorgen Sie für Transparenz und Gleichbehandlung; adressieren Sie wahrgenommene Ungerechtigkeiten schnell.

Ich empfehle zudem, Drohungen zu vermeiden, Gruppen-Bias zu reduzieren und tieferliegende Konfliktursachen aufzudecken – all dies erfordert Offenheit und Selbstreflexion.

Nach der Konfliktlösung: Reflexion und Lernen

Nach meiner Erfahrung sollten Sie in Konfliktsituationen Folgendes tun:

• Bleiben Sie ruhig und bereiten Sie sich mental auf das Gespräch vor.
• Stellen Sie neugierige Fragen und denken Sie daran: Ihre Interpretation ist nur eine Perspektive.
• Konzentrieren Sie sich auf gemeinsame Interessen und vermeiden Sie Schuldzuweisungen; ermöglichen Sie allen, das Gesicht zu wahren.
• Reflektieren Sie regelmäßig und feiern Sie Erfolge.
• Bauen Sie ein Unterstützungsnetzwerk aus vertrauenswürdigen Kolleginnen, Kollegen und Mentorinnen, Mentoren auf.
• Betrachten Sie Konflikte als Chancen für Innovation.
• Lernen Sie kontinuierlich weiter – durch Bücher, Podcasts und Trainings.

Fazit

Ein Teamkonflikt muss nicht destruktiv sein. Wenn eine Führungskraft ruhig bleibt, aktiv zuhört, die Ursachen versteht und das Gespräch auf gemeinsame Ziele lenkt, wird der Konflikt zum Katalysator für Wachstum. Offene Kommunikation, Empathie und Fairness schaffen ein Umfeld, in dem selbst schwierige Gespräche zu Innovation und stärkerer Zusammenarbeit führen.

Die Überwachung des Fortschritts nach der Lösung, Investitionen in die Entwicklung von Führungskräften und der Aufbau einer Kultur des Vertrauens und der Gleichbehandlung helfen, zukünftige Konflikte zu verhindern.

Als Führungskraft sollten Sie daran denken: Ihre Reaktion setzt den Standard für das gesamte Team. Konflikte sind unvermeidlich – aber wie Sie damit umgehen, entscheidet darüber, ob das Team stärker und geeinter daraus hervorgeht.

Über den Autor

Jakub Grzadzielski ist Leadership- und Executive-Coach sowie Organisationsentwicklungs-Berater. ICF Professional Certified Coach (PCC). Marshall Goldsmith Certified Executive Coach.

Seit über zwei Jahrzehnten arbeitet er mit Führungskräften und Executive-Teams in verschiedenen Branchen – und unterstützt sie dabei, Klarheit zu gewinnen, Ausrichtung zu schaffen und mit Sinn zu führen. Sein Coaching konzentriert sich auf Leadership-Effektivität, Kulturtransformation und strategische Kommunikation und kombiniert evidenzbasierte Methoden mit einem menschlichen Ansatz. Co-Autor des Buches „Compliance Cop to Culture Coach“ (2023).

Website: jakubgrzadzielski.com